ビジネス文書のマナー

ビジネス文書は目的を明確にする

ビジネス文書は、とにかく目的を明確にし、簡潔にわかりやすい文章を心がけるというのがとても重要になります。
ビジネス文書には、発言を明確化させながら情報を相手に伝える本来の文章の役割の他に、文書にしておく事によって記録として残りますので、言った言わないなどのトラブルが無くなるといった特徴があります。

口頭ですと発言自体を忘れてしまっていたり、言い間違いや聞き間違いが起こりますので不確かな存在になります。
その揺らぎがビジネスシーンではマイナスに働く事が多いので、ビジネス文書が必要になるのです。

社内で使用するビジネス文書は、社外のビジネス文書とは全く違ったイメージがあります。
社内用ですので、敬語なども最小限にし、とにかく性格に簡潔な文書で必要な情報を届けるという目的があります。

会社によっては、社内用の文書のフォーマットがありますので、それらを利用する事で、より短い時間で作り上げる事ができます。
社内用のビジネス文書の場合には、業務内容の指示や業務連絡、報告などに使われるケースが大半を占めております。

これに対して社外用のビジネス文書は、相手に情報を伝えるという目的は同じですが、取引先との信頼関係を構築するために使われている一面もありますので、敬語などには注意して作成することになります。
丁寧に正確な文書を心がけるのはもちろんですが、相手を敬うように作成する必要があります。

社交文書は、社外の方に向けて直接仕事に関係のない挨拶をするビジネス文書になります。
例えばお礼状であったり感謝状、挨拶状あんどは、この社交文書に含まれます。
この社交文書には、仕事の内容を含めたフレーズを組み込むのはマナー違反となっております。

デジタルな世の中になってきていますが、挨拶によってコミュニケーションを円滑にすすめられるといった目的もあります。
社交文書はとても大事なコミュニケーションツールになっているのです。