お客様をお出迎えする時の基本とは

会社で顧客や取引先といったお客様をお出迎えをする時に大切なのは、相手の立場になって行動することです。
とくに初めていらっしゃるお客様は、慣れない会社を訪問して緊張している場合もあります。
最初にお出迎えする人の対応次第で会社の印象を高められるだけでなく、お客様をリラックスさせることができます。

お客様がいらっしゃったら、すぐに立ち上がりましょう。
その時に大切なのは、どんなに忙しくても笑顔を心がけることです。
そして、笑顔のままで時間帯に合わせた挨拶をしましょう。
挨拶に続けて、「会社名とお名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。」とお聞きし、「いつもお世話になっております。本日はアポイントはございますでしょうか。」とアポイントの有無を確認します。
インターホンがある場合は、お客様に笑顔を見せることができないので、意識して明るくハキハキとした声を出しましょう。

アポイントがある場合の対応は

確認してアポイントがある場合は、「お待ちしておりました。」と声を掛け、担当者に取り次ぐか、用意しておいた部屋にご案内します。
担当者に取り次ぐ場合は、「担当者がまいりますので、少々お待ちくださいませ。」と声を掛けます。
応接室や会議室にご案内する場合は、「〇階の〇〇室にご案内させていただきます。」と言ってから、案内しましょう。
とくにお天気が良くない日に来て下さったお客様には、「足場の悪い中お越しいただきまして、ありがとうございます。」と言って、来訪に対する感謝の気持ちを伝えましょう。

ワンランク上のおもてなしを目指すなら、その日にアポイントがあるお客様の名前や訪問時間を会社で共有しておきましょう。
受付やインターホン近くにアポイントのあるお客様の情報が共有できるものを用意しておくと、対応しやすくなります。
お客様によってはアポイントがあって来たのに確認されるのは、時間の無駄だと感じられることもあります。
お客様の大切な時間を無駄にすることにないように、会社名と名前を聞いただけでアポイントの有無を判断できるようにしておくと、スムーズに対応できます。

アポイントが無い場合の対応は

お客様のアポイントがない場合は、「確認いたしますので、少々お待ちいただけますでしょうか。」と言って、まずは担当者が社内にいるかどうか確認します。
担当者がいて連絡がつくならお客様の来訪を伝え、対応できるかどうか確認します。対応できるなら担当者に応接室に案内する旨を伝え、お客様をご案内します。

担当者が社内にいても会議中だったり、今から他のアポイントがあることもあります。
そんな時は、お客様に「大変申し訳ございませんが、担当者の〇〇は会議中でございます。」などと言って、お詫びします。
初めていらっしゃったお客様には、名刺をいただいておくと良いでしょう。
初めてでないお客様には、後ほど担当者から連絡が行くように担当者に連携しておくとよいでしょう。